Kai kelionė užsakoma skubiai, popierinių dokumentų derinimas gali tapti nepatogus tiek klientui, tiek kelionių agentūrai. Dokumentus reikia išsiųsti, atsispausdinti, pasirašyti ir grąžinti, o kartais dėl vieno parašo tenka papildomai užsukti į agentūros biurą. Elektroninis pasirašymas leidžia šiuos formalumus sutvarkyti nuotoliniu būdu ir nevilkinti kelionės užsakymo.

Kokie dokumentai reikalingi įsigyjant kelionę

Organizuojant kelionę paprastai parengiama ne viena sutartis ar forma. Klientui gali reikėti pasirašyti kelionės paslaugų sutartį, patvirtinti draudimo ir specialiąsias kelionės sąlygas, o kai kuriais atvejais – pateikti sutikimus dėl asmens duomenų tvarkymo.

Pagal ES teisės reikalavimus, tam tikra informacija keliautojui turi būti pateikiama patvariojoje laikmenoje. Elektroninį dokumentą lengva išsaugoti skaitmeniniu pavidalu, taip išvengiant popierizmo.

Kai keliauja grupė

Daugiau dokumentų ir parašų prireikia organizuojant grupines keliones – įmonių išvykas, mokyklų ekskursijas ar sporto klubų stovyklas. Tokiais atvejais dokumentus gali tekti pasirašyti dešimtims žmonių, o keliaujant nepilnamečiams – ir jų tėvams ar globėjams.

Pasirašant nuotoliniu būdu, kiekvienas dalyvis dokumentą gali patvirtinti jam patogiu metu ir naudodamasis telefonu. Agentūros darbuotojas vienoje vietoje gali matyti, kurie dokumentai jau pasirašyti, o kurių dar trūksta. Tai ypač praverčia, kai iki kelionės lieka nedaug laiko.

Sutikimai ir asmens duomenys

Kelionių agentūroms tenka tvarkyti įvairius klientų asmens duomenis, pavyzdžiui, paso duomenis, gimimo datą, o kai kuriais atvejais ir informaciją apie specialiuosius poreikius. Todėl svarbu tinkamai dokumentuoti, kada ir kokiu pagrindu tokie duomenys tvarkomi.

Kai informacijos tvarkymui reikalingas kliento sutikimas, skaitmeniniame dokumente tiksliai užfiksuojamas jo pateikimo faktas ir laikas. Tai supaprastina administravimą ir prireikus leidžia greitai surasti reikiamą įrašą.

Pakeitimai ir atšaukimai

Kelionės planai ne visada lieka tokie patys, kaip buvo numatyta iš pradžių. Gali pasikeisti skrydžio laikas, viešbutis, kelionės dalyvių skaičius ar kitos sutarties sąlygos. Tokiais atvejais gali prireikti papildomo kliento patvirtinimo.

Kai elektroninis parašas naudojamas pagrindinei sutarčiai, priedą suderinti užtrunka vos kelias minutes – net jei klientas tuo metu jau yra oro uoste.

Taip pat skaitmeniniu būdu paprasta patvirtinti kelionės atšaukimą. Raštu užfiksuotas sprendimas bei jo data padeda užtikrinti aiškumą ir sklandžiai suderinti tuo metu galiojusias sąlygas.

Verslo kelionės ir renginiai

Kelionių agentūros dažnai bendradarbiauja ir su įmonėmis, kurioms organizuoja konferencijas, komandų išvykas, vizitus į parodas ar kitas verslo keliones. Tokiais atvejais sutartis tvirtina įmonės atstovai, todėl galimybė dokumentus pasirašyti nuotoliu gerokai pagreitina visą procesą.

Elektroniniu būdu sutartį galima pasirašyti telefonu ar kompiuteriu iš bet kurios vietos. Kartu su pagrindine sutartimi gali būti tvarkomos ir sąskaitos, išankstinių mokėjimų grafikai ar paslaugų suteikimo aktai. Taip visa kelionės dokumentacija lieka vienoje vietoje, o ją perduoti buhalterijai tampa kur kas paprasčiau.

Patarimai agentūroms

Elektroninis parašas leidžia kelionių agentūroms atsisakyti popierizmo, pagreitinti sutarčių tvirtinimą ir užtikrinti teisinį procesų skaidrumą. Taip sutaupoma laiko abiems pusėms, o agentūros darbuotojai gali susitelkti į svarbiausią užduotį – nepriekaištingą kelionių organizavimą ir sklandų paslaugų teikimą.